ФОРМИРОВАНИЕ ВЕРСИЙ ЭЛЕКТРОННЫХ МАТЕРИАЛОВ КОНФЕРЕНЦИЙ
(на примере международных библиотечных конференций МГУКИ)

Не вызывают сомнения перспективные методы подготовки, сохранения, и распространения материалов, базирующиеся на использовании современных компьютерных технологий. Ныне практически все выходящие в печати материалы готовятся с помощью компьютерных технических и программных средств.

Научная работа в вузах часто связана с организацией и проведением в них различных научных и научно-практических конференций. Общепринято издавать в печатном виде тезисы таких конференций. Однако всё более часто организаторы подобных конференций стремятся параллельно выпустить тезисы в машиночитаемой форме на CD-ROM, а порой и выставить их на вузовских сайтах. Такая тенденция вполне оправдана и вызывает одобрение не только в профессорско-преподавательской среде, но среди специалистов, аспирантов и студентов. Более того, аналогичным образом возможно оформлять тезисы аспирантских и студенческих конференций, сборники трудов и другие подобные материалы.

В этой связи следует отметить, что, во-первых, нет общих методических подходов к решению данной проблемы, а это весьма желательно; во-вторых, обычно опыт организации машиночитаемых материалов подобных конференций образуется методом “проб и ошибок”; в-третьих, данные навыки важны как для профессорско-преподавательского состава, так для аспирантов и студентов, ибо могут пригодиться им не только при организации подобных конференций, но и при реализации различных проектов. Наконец, представляется важным в рамках общих или специальных учебных курсов, касающихся применения новых информационных технологий обучать студентов, а также заинтересованных сотрудников и преподавателей вузов методам создания подобных электронных материалов, переноса их на машинные носители, выставления в Интернете и др.

Учитывая сказанное, отметим имеющийся на Библиотечно-информационном факультете Московского государственного университета культуры и искусств (МГУКИ) опыт организации конференций и публикации тезисов этих конференций. С 1995 г в МГУКИ ведутся эта деятельность. В рамках инициативной работы на кафедре библиотековедения университета были созданы два компакт-диска.

Следует отметить, что подготовка подобных материалов и перенос их на CD-ROM оперативнее и дешевле, чем на традиционных бумажных носителях информации. Эмпирически установлено – в большинстве случаев пользователи гораздо быстрее находят необходимые им данные на компакт-диске, чем в сборнике. Им достаточно комфортно работать с такими материалами, причём в любое удобное время, чем хранить у себя все экземпляры соответствующих материалов и, при необходимости, разыскивать в них определённые сведения.

В первый диск были включены материалы 5-ой научной международной конференции “Библиотечное дело-2000: проблемы формирования открытого информационного общества”. Кроме тезисов названной конференции он содержал материалы, посвященные кафедре библиотековедения, отмечавшей в конце 2000 г. (как и вуз) своё 70-тилетие, и несколько лучших работ студентов, выполненных ими в виде компьютерных презентаций. Второй диск вышел в 2001 году. Он объединил в себе материалы семи конференций по библиотечной тематике и одной общеуниверситетской конференции, посвящённой 70-тилетию университета.

Полученный под руководством профессора кафедры библиотековедения, доктора педагогических наук В.В. Скворцова опыт создания машиночитаемых (электронных) материалов конференций позволил не только сделать некоторые выводы, но и наметить методические основы создания подобных материалов. Мы считаем, что удалось выявить общие принципы подготовки таких материалов и выработать методические решения по их широкому использованию.

Основные аспекты проблемы были освещены в дипломной работе студентки МГУКИ Е.А. Большаковой, блестяще защитившейся в 2001 г. Следует отметить, что именно она была исполнителем работ по формированию машиночитаемых версий материалов конференций на компакт-дисках.

В данном случае речь не идет о БД в их привычном представлении, фактически это комплект определённым образом связанных между собой гипертекстовых страниц. В результате выполненной работы были выработаны следующие методические рекомендации:

1. Первоначально специалистам, занимающимся данной работой следует определить форму подготовки машиночитаемых материалов авторами тезисов (статей и др.) и способы их представления. Формализация форматов и размеров “страниц”, а также используемых данных в предполагаемой структуре массива в значительной степени определяет успех предприятия, т.е. влияет на оперативность и трудоёмкость выполняемых работ по подготовке электронного сборника материалов. Исследование текстов приглашений к участию в различных российских вузовских конференциях показало, что практически существует два варианта представления авторами своих материалов в машиночитаемой форме:

а) с использованием текстового редактора “Microsoft Word” в форматах с расширением файла “doc”, “rtf” или даже “htm”;

б) с помощью других редакторов, позволяющих непосредственно в них формировать электронные материалы в формате HTML. При этом некоторые организаторы конференций высылают по электронной почте или выставляют на своём сайте файл-шаблон с инструкцией по его заполнению. Автору остаётся лишь вставлять соответствующие данные в поля, предлагаемые организаторами для заполнения.

В любом случае наиболее важно, чтобы форма подготовки машиночитаемых материалов, определённая организаторами конференции, строго выполнялась всеми авторами – потенциальными участниками конференции.

2. Полученные от авторов файлы с текстовой, математической, графической, фотографической, звуковой и мультимедийной информацией объединяют в упорядоченную структуру. “Сборка” материалов конференции, заключается в создании структурной схемы материалов.

3. Схема формируется методом разработки сценария группировки документов и организации доступа к ним. Это может быть специально разработанный алгоритм и т.п. Процесс формирования такой схемы практически ни кем не описывается, однако, совершенно очевидно, что можно формализовать некоторый общий алгоритм построения подобного вида материалов.

4. Затем следуют редактирование и корректировка содержания авторских файлов с текстами тезисов (статей и т.п.) и другими типами данных, например, оцифровка и корректировка фотографий. В результате все файлы сохраняются в формате HTML с расширениями “htm” или “html”.

5. Файлы размещаются в соответствующих каталогах и подкаталогах. Эти достаточно трудоемкие и рутинные процедуры связанны с реализацией подготовленного сценария (алгоритма), который обычно дополняется и изменяется в процессе отладки готового массива электронных материалов конференции. Объединение разнородных по содержанию файлов в сборник материалов конференции осуществляется методом группирования их по секциям, объявленным организаторами.

6. Параллельно готовятся файлы, содержащие титульный лист, оборот титульного листа, список Оргкомитета конференции и редколлегии сборника, различные сопутствующие меню, программа конференции, пригласительный билет, предисловие, содержание, секции, указатели, фотоальбом и т.д.

7. К материалам, выявленным в процессе формирования сценария, а также после включения соответствующих страниц и файлов в массив материалов конференции, устанавливаются соответствующие ссылки (гиперссылки).

8. Осуществляется первичное тестирование массива и исправление выявленных ошибок.

9. Затем массив тестируется повторно и осуществляется окончательное сохранение (копирование) массива материалов конференции на различные машинные носители (жесткий магнитный диск, компакт диск и др.).

Не вызывает вопросов потребность сохранения полученного массива на CD. Напомним, что при этом обеспечивается быстрый произвольный доступ к любой, хранимой на нём информации. Диски используют для архивирования различных типов данных. CD более удобны в хранении и эксплуатации, чем магнитные носители информации, так как не подвержены влиянию магнитных и электромагнитных полей и позволяют долговременно сохранять записанные на них данные без изменений. Один диск может вместить информацию объёмом в 640–700 Мб, что соответствует примерно 300 тыс. страниц машинописного текста в формате А4. Вес же такого диска составляет всего 15 г.

Обычно практикуется выпуск двух версий материалов на CD. Как правило, небольшой тираж CD (первый выпуск) готовится к началу конференции, а второй выпуск, дополненный оцифрованными аудиовидео- и фотографическими материалами, полученными в период проведения конференции – после её окончания. Последний может иметь различный тираж, определяемый, например, сформированным на него заказом.

Запись компакт-дисков выполняется при помощи специальных программ: Easy CD, CD Creator, CD Publisher, Direct CD и др. Процесс записи обычно представляет собой единую операцию, которую не следует прерывать или разбивать на секции, поэтому необходимо весьма ответственно отнестись к этому завершающему этапу работы. Так, например, рекомендуется протестировать диск (“болванку”) на предмет определения возможности осуществления записи на него машиночитаемой информации.