Алешин Л.И.

ЭЛЕКТРОННАЯ ДОСТАВКА СТАТЕЙ

ИЗ ФОНДА ЖУРНАЛОВ ЦНСХБ

(Из материалов конференции на сайте ГПНТБ России)

Потребности науки и практики сельского хозяйства уже не возможно обеспечить только использованием специализированных печатных изданий. Все более важной, актуальной для науки и производства является периодическая печать, особенно электронные версии журналов и специализированные базы данных. Возрастает число библиотек, использующих электронную доставку документов (ЭДД) в качестве среды и средства МБА (ММБА). В России появилась “Ассоциация служб ЭДД”, в которую входит и ЦНСХБ Россельхозакадемии.

Основные методы ЭДД известны и представлены в ряде работ, в том числе тезисах крымских конференций. Однако возможности ЭДД гораздо шире, чем только МБА. В ЦНСХБ проблема использования ЭДД рассматривается следующим образом .

Основные элементы ЭДД представляют собой программную среду, предоставляющую возможность внутреннему (в среде Интранет) и внешнему (в Интернет) пользователю информационных ресурсов библиотеки в интерактивном режиме находить в электронном архиве ЦНСХБ необходимые данные (библиографические и иные) и затем, путем нажатия соответствующей кнопки, осуществить заказ выбранных документов. В этом случае ему необходимо ознакомиться с правилами и стоимостью услуг по ЭДД. Решив дать согласие их придерживаться, пользователь выбирает экранную форму регистрации, где вводит необходимые реквизиты ( данные о заказчике): имя и фамилию , почтовый адрес, регистрационное имя и пароль, а также адрес электронной почты, телефон и номер читательского билета . Последние три реквизита относятся к необязательным для ввода их заказчиком.

В случае отсутствия у пользователя интерактивных возможностей, он может осуществить заказ по электронной почте ( mba@cnshb.ru и/или edd@cnshb.ru), а также с помощью услуг обычной почты.

Заказ поступает в группу МБА отдела обслуживания, сотрудник которой определяет наличие заказываемого источника и стоимость выполнения работы. Он направляет потенциальному заказчику по электронной почте (ЭП) сообщение о наличии или отсутствии возможности выполнения заказа. В первом случае также сообщается стоимость работ. Свое согласие пользователь подтверждает по ЭП в установленные библиотекой сроки, например, в течение недели со дня получения уведомления. При положительном ответе заказчика, библиотека готовит счет и высылает его заказчику по почте. Получив счет, заказчик должен оплатить его в установленные сроки (аналогично предыдущему) и сообщить в библиотеку по ЭП реквизиты платежного поручения. После поступления в библиотеку данного сообщения работник службы МБА берет необходимые источники, сканирует их и готовит копии заказанных документов в соответствии с указаниями заказчика (в графическом, текстовом формате, с или без распознавания) и Законом об авторском праве. Отсылка заказчику подготовленных материалов производится после подтверждения бухгалтерией поступления на счет ЦНСХБ соответствующей суммы денег за выполнение заказа.

Очевидно, время от момента выбора заказчиком необходимых ему данных до момента их получения может быть весьма продолжительным (до одного и более месяцев), что обусловлено требованиями финансовых органов России, например, обязательное представление для оплаты в банк оригинала счета, а не его электронной или факсимильной копии, а также временем доставки счета почтовой службой и перевода денег из соответствующего банка заказчика на счет библиотеки.

Проще и оперативнее данная проблема решается в случае предварительного перевода определенных средств на счет ЦНСХБ с последующим заказом необходимой информации, например, в течение календарного года. Подобная технология используется многими государственными и коммерческими службами в случае предоставления различных услуг организациям и отдельным физическим лицам. Аналогичные услуги по ЭДД с предоплатой предлагают ввести и библиотеки. В этом случае процедура упрощается, а максимальный срок выполнения заказа колеблется от нескольких часов до нескольких дней. В значительной степени удается автоматизировать данные процедуры, что и предполагается сделать в ЦНСХБ. При этом пользователь вместе с заказом получает сведения о расходовании его средств, переведенных в виде предоплаты.

Вряд ли можно ожидать, что большинство заказов от физических лиц будет исполняться в режиме предоплаты, что не только замедляет, но и затрудняет их выполнение, требуя от исполнителей бoльших усилий и времени для реализации названных процедур. Автоматизировать эти процедуры не только затруднительно но и, очевидно, неэффективно, т.к. стоимость их автоматизации превышает стоимость значительного числа подобных заказов. Кроме того, некоторые процедуры просто невозможно автоматизировать, например, отправку заказчику обычной почтой счета за выполняемые услуги по ЭДД. Однако в этом случае есть надежда, что в ближайшее время в России примут соответствующие решения об использовании электронной подписи и данную процедуру можно будет автоматизировать. Это в значительной степени сократит время на доставку заказчику необходимых ему данных, а также трудозатраты библиотеки на выполнение заказа, связанные с оформлением счетов, отправке по почте и отслеживанием их оплаты. При этом представляется возможным автоматизировать учет поступления и расходования финансовых средств, выполнения заказов и т.п.

Кроме названных выше процедур, в ЦНСХБ в 2001 г. предполагается максимально автоматизировать процесс формирования машиночитаемых содержаний журналов, поступающих в библиотеку, и присоединения их к соответствующим номерам в ЭК журналов, выставляемом на нашем сайте.

Эта технология является реализацией традиционно выполняемой библиотекой задачи “Сигнальная информация” (СИ) на современном уровне развития компьютерных технологий. Она предполагает присоединение к библиографическим описаниям (БО) поступающих в библиотеку журналов и включаемым в соответствующий электронный каталог (ЭК), оцифрованных их содержаний в формате TIFF. Образы содержаний журналов затем автоматически распознаются, редактируются, а полученные текстовые файлы сохраняются в форматах RTF и HTML. Последний файл используется для автоматического подключения к номерам соответствующих журналов, выставляемым на сайте библиотеки.

Таким образом достигается не только оперативное оповещение пользователей (задача “Сигнальная информация”) о содержаниях поступающих в ЦНСХБ журналов, но и предоставление им возможности тут же осуществить заказ заинтересовавших их статей.

В дальнейшем к любому журналу, БО и содержание которого хранится в электронном архиве (ЭА) ЦНСХБ, можно подключать отсканированные образы отдельных его статей, что является важной составляющей как СИ, так и ЭДД. Из ЭА можно экспортировать имеющиеся в нем данные заказывающим их абонентам.

При этом практически весь процесс (поиск, заказ и доставка пользователю заказанной информации) можно полностью автоматизировать. Такая технология разрабатывается и предполагается, что в 2001 году она будет реализована в ЦНСХБ.