Назначение подсистемы информационного обеспечения состоит в своевременном формировании и выдаче достоверной информации для выработки и принятия управленческих решений.

Схемы информационных потоков отражают маршруты движения информации и её объёмы, места возникновения первичной информации и использования результатной информации. За счёт анализа структуры подобных схем можно выработать меры по совершенствованию всей системы управления. Например: простейшая схема потоков данных отражает все этапы прохождения служебной записки или записи в базе данных о приёме на работу сотрудника – от момента её создания до выхода приказа о его зачислении на работу. Построение схем информационных потоков, позволяющих выявить объёмы информации и провести её детальный анализ. В результате обеспечивается:

1. исключение дублирующей и неиспользуемой информации;
2. классификация и рациональное представление информации.

При этом подробно должны рассматриваться вопросы взаимосвязи движения информации по уровням управления. К каждому исполнителю должна поступать только та информация, которая используется.

Информационное обеспечение автоматизированных информационных систем состоит из внемашинного и внутримашинного.

Внемашинное ИО включает систему классификации и кодирования технико-экономической информации; систему документации; схему информационных потоков (документооборота: первичные, результативные, нормативно-справочные документы).
Оно представляет собой информацию, которая воспринимается человеком без технических средств (документы). К документам предъявляются требования по составу и содержанию. Единство требований составляет единую систему документации, позволяющую сопоставлять показатели различных сфер деятельности и предметных областей. Унифицированные системы документации создаются на государственном, республиканском, отраслевом и региональном уровнях.

Типичные ошибки в документации: большой объём лишней информации и её дублирование, поэтому к ней предъявляются единые требования. Различают: входные документы (первичные), которые содержат необработанные сведения и выходные – результат обработки (результативные).
Схема информационных потоков внемашинного ИО отражает маршруты движения информации от источников формирования к получателю. Построение схем обеспечивает исключение дублирования, классификацию и рациональное представление информации, оптимизацию путей прохождения документов и рациональную обработку. Единицы информационных потоков: документы, показатели, реквизиты.

Внутримашинное ИО – это совокупность всех данных, записанных на машинных носителях, сгруппированных по определённым признакам.
ИО формирует информационную среду, совокупность информации в которой составляет информационную базу – основу внутримашинного ИО. Это совокупность всех данных, подлежащих накоплению, хранению, поиску, преобразованию, выдаче в установленном порядке, а также использованию для организации общения человека с ЭВМ.
Внутримашинное ИО содержит массивы данных на электронных носителях и программу организации доступа к этим данным.

Техническое обеспечение (ТО) – это комплекс технических средств, предназначенных для работы автоматизированной информационной системы, а также соответствующая документация на эти средства и технологические процессы.
К ТО относят:

1. компьютеры;
2. устройства сбора, накопления, обработки, передачи и вывода информации;
3. устройства передачи данных и линий связи;
4. оргтехнику и устройства автоматического съёма информации;
5. эксплуатационные материалы и др.

Используются различные формы организации использования технических средств: централизованная, частично или полностью децентрализованная.

Централизованное техническое обеспечение базируется на применении в АИС больших ЭВМ и вычислительных центрах.

Децентрализация технических средств предполагает реализацию функциональных подсистем на персональных компьютерах непосредственно на рабочих местах.

Наибольшее распространение получает частично децентрализованный подход – это организация технического обеспечения на базе распределённых сетей, состоящих из персональных компьютеров и одной или нескольких больших ЭВМ для хранения баз данных, общих для любых функциональных подсистем.

Документацией оформляют предварительный выбор технических средств, организацию их эксплуатации, технологический процесс обработки данных, технологическое оснащение.

Документацию условно можно разделить на три группы:
1. общесистемную, включающую государственные и отраслевые стандарты по техническому обеспечению;
2. специализированную, содержащую комплекс методик по всем этапам разработки технического обеспечения;
3. нормативно-справочную, используемую при выполнении расчётов по техническому обеспечению.

В качестве технических средств для БД и БнД (рис.) обычно используют универсальные компьютеры, периферийные средства для ввода информации в базу данных и отображения выводимой информации. Их дополняют технические средства передачи информации и хранения и сохранения (в том числе резервного копирования) больших объёмов данных на внешних носителях.

Состав и тип технических средств, на которых реализуются БД и БнД, зависит от многих факторов, основными из которых являются: технические характеристики оборудования, используемые технологии обработки данных, масштаб системы, временные ограничения на время реакции системы, сложность обработки, стоимостные характеристики и др.

Математическое и программное обеспечение (МО, ПО) – это совокупность математических методов, моделей, алгоритмов и программ для реализации целей и задач АИС, а также нормального функционирования комплекса технических средств.

К средствам математического обеспечения относят:

1. средства моделирования процессов управления;
2. типовые задачи управления;
3. методы математического программирования, математической статистики, теории массового обслуживания и др.

Чем точнее математическое описание задачи, тем выше возможности компьютерной обработки данных и тем меньше степень участия человека в процессе ее решения. Это и определяет степень автоматизации задачи.

Программное обеспечение (ПО) – это совокупность программ и документов, необходимых для их эксплуатации. В состав программного обеспечения входят общесистемные, специальные и прикладные программные продукты, а также техническая документация.

К общесистемному программному обеспечению относят комплексы программ, ориентированные на пользователей и предназначенные для решения типовых задач обработки информации. Они служат для расширения функциональных возможностей компьютеров, контроля и управления процессом обработки данных. Это ПО включает операционные системы, системы программирования, сервисные программы.

Специальное программное обеспечение представляет собой совокупность программ, разработанных при создании конкретной АИС. В его состав входят пакеты прикладных программ (ППП), реализующие разработанные модели разной степени адекватности, отражающие функционирование реального объекта.

Прикладное ПО обычно делят на: универсальные программные средства (текстовые редакторы, электронные таблицы, системы управления базами данных, интегрированные пакеты программ и др.); профессиональные программные средства, ориентированные на различные предметные области и прочие программные средства (обучающие, деловые игры, развлекательного характера и т.д.).

Техническая документация на разработку программных средств должна содержать описание задач, задание на алгоритмизацию, экономико-математическую модель задачи, контрольные примеры.

При этом основу программного обеспечения БД представляют программные компоненты СУБД. Среди них выделяют ядро СУБД, обеспечивающее создание БД, организацию ввода, обработки и хранения данных, т. е. именно то, что называется «управлением данными», а также другие компоненты, обеспечивающие настройку системы, средства тестирования, утилиты, обеспечивающие выполнение вспомогательных функций, таких как восстановление баз данных, сбор статистики о функционировании БД и др.

Большинство СУБД работает в среде универсальных операционных систем (ОС) и взаимодействует с ними при обработке обращений к БД.

Организационное обеспечение (ОО) – это совокупность методов и средств, регламентирующих взаимодействие работников с техническими средствами и между собой в процессе разработки и эксплуатации АИС.

В состав организационного обеспечения АИС входят структурные подразделения организации, её использующей, осуществляющие управление технологическими процессами и поддержку работоспособности системы, а также документация для обеспечения эксплуатации и развития системы.
Организационное обеспечение реализует следующие функции:

1. анализ существующей системы управления организацией, где будет использоваться АИС, и выявление задач, подлежащих автоматизации;
2. подготовку задач к решению на компьютере, включая техническое задание на проектирование АИС и технико-экономическое обоснование её эффективности;
3. разработку управленческих решений по составу и структуре организации, методологии решения задач, направленных на повышение эффективности системы.

Правовое обеспечение (Пр.О) – это совокупность правовых норм, определяющих создание, юридический статус и функционирование автоматизированных и иных информационных систем, регламентирующих порядок получения, преобразования и использования информации.
Главной целью правового обеспечения является укрепление законности. В состав правового обеспечения входят законы, указы, постановления государственных органов власти, приказы, инструкции и другие нормативные документы министерств, ведомств, организаций, местных органов власти. В правовом обеспечении можно выделить общую часть, регулирующую функционирование любой информационной системы, и локальную часть, регулирующую функционирование конкретной системы.
Правовое обеспечение этапов функционирования АИС включает:

1. статус АИС;
2. права, обязанности и ответственность персонала;
3. правовые положения отдельных видов процесса управления;
4. порядок создания и использования информации и др.

Эргономическое обеспечение (ЭО) – это совокупность методов и средств, используемых на разных этапах разработки и функционирования АИС. Оно предназначено для создания оптимальных условий высокоэффективной и безошибочной деятельности человека в АИС, для её быстрейшего освоения.
В состав эргономического обеспечения АИС входят: комплекс различной документации, содержащей эргономические требования к рабочим местам, информационным моделям, условиям деятельности персонала, а также набор наиболее целесообразных способов реализации этих требований и осуществления эргономической экспертизы уровня их реализации; комплекс методов, учебно-методической документации и технических средств, обеспечивающих обоснование формулирования требований к уровню подготовки персонала, а также формирование системы отбора и подготовки персонала АИС; комплекс методов и методик, обеспечивающих высокую эффективность деятельности человека в АИС.

Информационное и лингвистическое обеспечение АИС определяют:

1. внутрисистемные и коммуникативные форматы представления и хранения библиографической информации;
2. системы классификации и индексирования, используемые для автоматизированной обработки документных потоков;
3. комплекс словарно-тезаурусной поддержки и лингвистических процессоров.

При этом информационное обеспечение АИС представляет собой:

1. файлы системы;
2. базы данных (взаимосвязанная совокупность физических файлов, поддерживающих информационную модель предметной области).

К лингвистическому обеспечению обычно относят:

1. типы, форматы, структуру информации (данных, записей, документов);
2. языковые средства описания (ЯОД, словари данных) и манипулирования данными (ЯМД);
3. классификаторы, кодификаторы, словари и тезаурусы и т.п.

Языковые средства СУБД являются важнейшей компонентой БД, так как обеспечивают интерфейс пользователей разных категорий с базой данных.

Набор используемых языков средств широк и разнообразен. Различают языки описания данных (ЯОД) и языки манипулирования данными (ЯМД); языки запросов (ЯЗ), ориентированные на конечного пользователя, предназначенные для формирования запросов к БД (в такой трактовке их можно считать разновидностью ЯМД) и др.

В составе языков описания данных в зависимости от особенностей СУБД поддерживаются все или некоторые из следующих языков: язык описания схем (ЯОС), язык описания подсхем (ЯОПС), язык описания хранимых данных (ЯОХД), языки описания внешних данных (входных, выходных).

Представителем языков, основанных на реляционном исчислении, является широко используемый язык запросов SQL.

Важное место в лингвистическом обеспечении АИС занимают информационно-поисковые языки (ИПЯ) – это искусственные языки, представляющие совокупность средств описания формальной и содержательной структур информации, предназначенные для выражения содержания документов или запросов, описания фактов с целью проведения поиска.

Информационно-поисковыми языками (ИПЯ) называются искусственные языки, специально сконструированные для выражения (формулировки) основного смыслового содержания документов и запросов с целью последующего их сопоставления. ИПЯ обеспечивают компактную, строго алгоритмизированную и удобную для ЭВМ запись наиболее существенных сторон содержания документов и запросов.

Перевод с естественного на машинный поисковый язык называют индексированием.

Системы индексирования различаются. При свободном индексировании используется способ выписывания слов (словосочетаний), отражающих содержание индексируемого документа (запроса) и упорядочение их в алфавитном порядке.

Такой упорядоченный набор слов представляет собой поисковый образ документа (ПОД). Он формируется на основе поискового образа запроса (ПОЗ). Сравнение поискового образа запроса (ПОЗ) с поисковым образом документа (ПОД) производится в процессе поиска информации в АИС.

В качестве ПОД выступают массивы библиографических описаний, индексов, ключевых слов, тематических рубрик, дескрипторов, тезаурусов и др.

ПОЗ включает типовые или наиболее часто употребляемые запросы пользователей, которые могут продолжительно храниться в памяти ЭВМ и использоваться при необходимости.

Основными представителями сетевых терминологических структур являются тезаурусы.
Тезаурус представляет собой список понятий, выраженных на естественном языке, с обозначением отношения между ними. Можно составить бесконечное множество тезаурусов по различным областям знаний, по отдельным проблемам и задачам.
Тезаурус представляет собой контролируемый иерархический словарь терминов, называемых дескрипторами.