Рекомендовано к изданию кафедрой библиотековедения

Московского государственного университета культуры 15.12.1995 г.

Библиотечное и информационное обслуживание с использованием компьютерных средств: Методическая разработка / Сост. Алешин Л.И., Дворкина М.Я.- М.: МГУК, 1995.- 17 с.

Составители: Алешин Л.И., Дворкина М.Я.

Настоящая методическая разработка предназначена для проведения лабораторно-практических работ по курсам “Библиотечное обслуживание” и “Информационное обслуживание” с использованием компьютерной техники и нацелены на закрепление знаний студентов в области технологии библиотечно-информационного обслуживания. На этих занятиях студенты приобретают также навыки и умения, необходимые для работы с персональными ЭВМ.

Данные материалы построены в виде заданий для работы студентов в режиме тренажера. В них предлагается краткая информация по теории вопроса, изображения фрагментов работы компьютерной программы и алгоритмы проведения работ, которые обеспечивают самоконтроль выполняемых заданий.

Методическая разработка ориентирована на самостоятельное проведение каждым студентом семи лабораторно-практических работ в компьютерном классе. Настоящие материалы могут быть использованы вузами и ссузами при подготовке библиотечно-информационных специалистов.

Цель - овладение студентами наиболее распространенным методом изучения данных о пользователях информационных служб, в том числе библиотек.

Анкетирование - один из методов сбора первичной информации в социологических, экономических, библиотековедческих и других исследований с помощью анкеты.

В библиотечно-информационной деятельности этот метод применяется для изучения информационных потребностей, интересов, ожиданий, ценностных ориентаций и других характеристик пользователей с целью более адекватного формирования фонда и обслуживания.

Обычно структура анкеты состоит из трех частей:

- обращение к пользователю;

- вопросы к пользователю, относящиеся к изучаемой проблеме;

- вопросы к пользователю, относительно его социологических и демографических характеристик (профессия, образование, пол, возраст и т.п.). В анкете используются открытые, закрытые и полузакрытые вопросы.

В предлагаемом задании используются возможности компьютерной обработки социологических данных с помощью компьютерной программы - табличного процессора Supercalc.

Студенту предлагается ответить на вопросы анкеты “Чтение в вашей жизни” и получить итоговые данные по характеру чтения студентов.

1. Ответы на вопросы анкеты

Ответив на все вопросы анкеты, студент нажимает клавишу с изображением косой черты “/”, которая также называется “слеж”. При этом в нижней части экрана появляются две строчки меню. Для сохранения введенных анкетных данных с помощью клавиш перемещения курсора выбирается пункт меню “Save” и нажимается клавиша “Enter”.

2. Получение обобщенных данных о чтении студентов по следующим параметрам:

- шкала предпочтительной деятельности студентов в свободное время;

- шкала предпочтительных источников получения литературы;

- шкала предпочтительного места чтения;

- шкала наиболее читаемых типов литературы;

- шкала наиболее читаемых жанров литературы;

- место философской, социологической, исторической литературы в общем чтении;

- место чтения литературы по специальности в общем чтении;

- шкала источников получения информации о литературе;

- внимание респондентов к рекомендуемой литературе;

- советы респондентов другим читателям;

- использование респондентами библиографических пособий;

- шкала объема времени, отводимого на чтение;

- средний объем времени, отводимый на чтение;

- шкала целей обращения к чтению.

3. Получение сравнительных данных о чтении по группам и полу студентов.

Цель - овладение навыками компьютерного поиска информации по запросам пользователей.

Выполнение услуги - технологический процесс, т.е. последовательность действий (технологических операций, процедур) библиотекаря или другого информационного работника над предметом труда (запросом пользователя), направленных на удовлетворение конкретных потребностей пользователя.

Технологический процесс выполнения услуг в режиме “запрос-ответ” (выдача первичных документов, справок) предполагает такие процедуры, как: прием и уточнение запроса, поиск, отбор и группировку найденной информации, ее фиксацию, оформление, анализ удовлетворенности пользователя. В данном задании из всего названного перечня технологических процедур отрабатывается только процедура поиска - центральная в технологическом процессе.

Поиск документов по любому поисковому признаку без использования специальных словарей. Выбирается признак, поиск по которому в ручном варианте технологического процесса практически невозможен, например, “Издательство”.

На экране компьютера отображается фрагмент электронного каталога нотной библиотеки МГУК, имеющий сведения о выдаче документов (рис.1).

(рис.1).

(рис.2)

(рис.3)

Назначение условий поиска можно узнать с помощью справочной информации после нажатия функциональной клавиши “F1”.

Стрелкой перемещения курсора вправо выбирается условие (поиск по контексту “*=”) и нажимается клавиша “Enter”. В появившемся поле черного цвета с помощью клавиш, переключенных на ввод русского текста (например, Ctrl+Shift), вводится текст, например, “Музыка” (рис.4).

(рис.4)

Автоматизированный поиск производится после нажатия клавиши “F7”. По окончании появляется предложение нажать клавишу “Ввод” (рис.5), т.е. “Enter”.

(рис.5)

(рис.6)

После ознакомления с ним и, при необходимости, распечатки производится возврат в режим просмотра всей базы данных (множество документов) с помощью одновременного нажатия клавиш “Alt” и “F7”.

Схема алгоритма выполнения задания 2.1.

Нажать клавишу “Enter”

Нажать клавишу “Enter”

нажать клавишу “Enter”

Для выхода в режим поиска по словарю одновременно нажимаются две клавиши “Ctrl и F7”. На экране появляется колонка с названием имеющихся словарей (автор, название, издательство и т. п.) (рис. 7).

(Рис. 7)

Клавишей перемещения курсора вниз выбирается нужный, например, “Издательство” и нажимается клавиша “F9” (Словарь). На экране компьютера появляется словарь, соответствующий выбранному поисковому признаку. Клавишей перемещения курсора вниз выбирается необходимый признак, например, издательство “Музыка” и фиксируется нажатием клавиши “Insert”. При этом строка выбранного признака окрашивается в инверсный цвет (рис. 8).

Нажатие клавиши “Enter” вызывает режим поиска, и на экране появляется подмножество отобранных из базы данных документов, имеющих данный поисковый признак (аналогично, рис. 6) .

Схема алгоритма выполнения задания 2.2

БД “Noty”.ldb”.

Нажать клавишу “F9”

Нажать клавишу “Enter”

нажать клавишу “Enter”

Первоначально осуществляется поиск запрашиваемого документа по автору и заглавию, аналогично заданиям №2.1 или №2.2 данной темы.

В левой колонке со списком реквизитов найденного документа находим реквизит “Чит., №гр. и дата”. Напротив него, в правой колонке, изображается фамилия, И., О. пользователя, взявшего документ, номер его студенческой группы и дата выдачи документа. Эти сведения получает библиотекарь и/или заинтересованный в документе пользователь, что позволяет ему разыскать студента-держателя документа и возвратить документ в библиотеку.

Примечание: если в библиотеке не ведется специальная картотека книжных формуляров на выданные книги, то практически библиотека при ручной организации выдачи не может оказать содействие пользователю при подобном запросе.

Цель - овладение одной из процедур технологического процесса выдачи документов на абонементе, связанной с выявлением пользователей, не возвращающих документы в срок.

Абонемент - форма индивидуального и коллективного обслуживания пользователей, предусматривающая выдачу произведений печати и других документов для использования вне библиотеки на определенный срок и на определенных условиях. Ограничение срока пользования документами связано с тем, что они могут понадобиться другим абонентам.

Однако некоторые пользователи библиотек по разным причинам задерживают у себя документы, что вынуждает библиотекарей выявлять и отслеживать “должников”, напоминая им о необходимости возврата документов.

Выявление полного перечня должников и задержанных документов при ручном поиске - трудоемкая и длительная работа, связанная с необходимостью просматривать формуляры всех пользователей библиотеки. Применение ЭВМ позволяет в считанные минуты получить такого рода данные.

Получив сведения о должниках, библиотекарь по телефону или письмом (открыткой) напоминает пользователю об имеющихся у него документах. Иногда сам пользователь приходит или звонит в библиотеку с просьбой сообщить ему о числящихся за ним документах и сроке их возвращения.

На экране компьютера отображается фрагмент электронного каталога нотной библиотеки МГУК (см. рис. 1).

Нажатием клавиши F7 вызывается режим поиска, в левой колонке экрана появляется список реквизитов, служащих поисковыми признаками (см. рис. 2).

С помощью клавиши перемещения курсора вниз выбирается поисковый признак “Чит., № гр. и дата” и нажимается клавиша “Enter”. В середине экрана появляется горизонтальное меню с условиями поиска (аналогично рис.3, но вместо “Издательство” в верхней строчке главного поля экрана будет выведено “Чит., № гр. и дата”).

Перемещая курсор вправо, выбирают условие поиска по контексту (*=). В этом случае возможно находить документы по конкретной дате.

Затем нажимается клавиша “Enter”. В появившееся в верхней части экрана поле черного цвета с клавиатуры вводятся необходимые данные (дата - число, месяц, год), например, “14.10.1991“ (рис.9).

Так как дата в нашем случае означает день получения студентом документа, то отобранное с помощью этого признака подмножество документов с учетом заранее известного срока сдачи будет означать перечень должников.

(Рис.9)

Для запуска программы на поиск должников нажимают клавишу F7, а затем - “Enter”. На экране компьютера отображается подмножество (список) документов, задержанных пользователями свыше установленного срока. В поле “Чит., № гр. и дата” отражаются реквизиты пользователей-должников.

Схема алгоритма выполнения задания 3.1.

Войти в БД “Noty”.ldb”

программы АИБС “МАРК”

Нажать клавишу “Enter”

Нажать клавишу “Enter”

Ввести дату - “14.10.1991”

нажать клавишу “Enter”

Если при выполнении этого задания вместо даты на клавиатуре набирается фамилия и в качестве условия поиска также выбирается поиск по контексту, то в результате на экране компьютера будут представлено подмножество документов, взятых данным пользователем в библиотеке (см. также задание 2.3).

Цель - отработка одного из приемов анализа соответствия документов фонда информационным потребностям пользователей.

Основная цель библиотечно-информационного обслуживания - удовлетворение информационных (в том числе документных) потребностей пользователей. Следовательно, библиотечным или другим информационным работникам необходимо выявлять документы, не пользующиеся спросом пользователей, т.е. не способные удовлетворять их потребности. Причины отсутствия спроса или редкого спроса на документы могут быть самыми различными. Например, несоответствие документа интересам пользователей в данный период времени, непрофильность документа для пользователей данной библиотеки, незнание абонентами об имеющемся в фонде документе. В этой связи, выявив не спрашиваемые или мало спрашиваемые документы, работники информационных служб должны дать пользователям необходимые сведения о них в виде выставок, списков, устной рекомендации.

Убедившись, что несмотря на данную информацию о документах, пользователи ими не заинтересовались, эти документы переводят из фонда открытого доступа в хранилище, либо, после согласования со специалистами по профилю документа, списывают.

Компьютерный анализ использования документов облегчает и ускоряет подобную работу, повышает ее точность.

Ручной анализ производится на основе листков читательского требования, которые применяются в читальных залах лишь средних и крупных библиотек. Его реализация в таком режиме крайне затруднительна.

Начальные действия аналогичны выполняемым в задании по теме “Работа с должниками”, после чего выбирают не используемые документы, у которых в поле поле “Чит., № гр. и дата” отсутствует какая-либо информация.

Для отбора таких в качестве условия поиска выбирают символ “@” - поиск на отсутствие информации.

Нажатием клавиши F7 вызывается режим поиска, в левой колонке экрана появляется список реквизитов, служащих поисковыми признаками. С помощью клавиши перемещения курсора вниз выбирается поисковый признак “Чит., № гр. и дата” и нажимается клавиша “Enter”. В середине экрана появляется горизонтальное меню с условиями поиска.

Перемещая курсор вправо или нажав клавишу “End”, выбирают условие “@”. Затем нажимается клавиша “Enter”. В появившееся в верхней части экрана поле черного цвета ничего не вводят, а нажимают клавишу “Enter”, а затем клавишу F7 - поиск. Отобранное с помощью этого признака подмножество документов будет означать перечень документов, которые никогда не использовались.

Начальные действия производятся аналогично указанным в задании 4.1 данной темы.

Затем, нажав одновременно клавиши “Alt” и “F5”, получаем инверсное (противоположное первоначальному) подмножество документов, у которых имеются записи в поле “Чит., № гр. и дата”. В этом подмножестве методом последовательного просмотра библиографических описаний отбираются документы, запрашивавшиеся пользователями более двух раз.

Полученные данные могут использоваться при принятии решений по комплектованию фонда, списанию документов, продвижению их и приближению наиболее спрашиваемых документов к пользователям с целью оперативного обслуживания читателей.

Литература:

1. Блюменая Д.И. Информация и информационный сервис.-Л. :Наука, 1989.-190 с.

2. Дворкина М.Я. Библиотечное обслуживание как система: Учеб. Пособ.-М. :МГИК,1992.-162 с.