|
Москва 2010 
|
ВВЕДЕНИЕ
Данная учебная дисциплина называется «Организационное и технологическое обеспечение АБИС».
Аббревиатура «АБИС» означает автоматизированная библиотечно-информационная система, то есть некоторая автоматизированная система, применяемая, как правило, в библиотеках.
В данном курсе речь идёт об автоматизации библиотечно-информационных процессов с помощью специализированной системы. Такая система обычно содержит как различные виды обеспечения, так и некоторое количество подсистем. Подсистемы АБИС рассматриваются далее, а виды обеспечения функционирования практически любой АИС (автоматизированной информационной системы).
В данном курсе рассматривается организационное обеспечение. Следует заметить, что в библиотеке оно связано не только с таким элементами, как: техническое обслуживание, эксплуатация задач, подготовка данных, обслуживание пользователей. Организационное обеспечение, в первую очередь, связано с формированием и неукоснительным исполнением соответствующих документов. В качестве таковых в библиотеках используют ГОСТы, приказы, распоряжения и инструктивные материалы вышестоящих организаций, и подготавливаемые в самой библиотеке, например, должностные инструкции, инструкции по эксплуатации соответствующих технических и программных средств, акты и др.
Использование АИС в библиотеке обусловлено потребностью эффективного и оперативного обслуживания её пользователей. Влияние на подобное решение, несомненно, оказывает научно-технический прогресс (НТП), состояние развития общества (социума) и, в результате, информационные потребности конкретных пользователей. Очевидно, что с развитием социума расширяются возможности информационного обслуживания людей, а у них, в свою очередь, повышаются потребности в таком обслуживании, а также в новых видах услуг.
Обслуживание, по сути, является некоторым видом мероприятия, характеризующегося (как и любое мероприятие) определённой технологией. Поэтому мы рассматриваем практически одновременно организационное и технологическое обеспечение АБИС.
Поскольку любая технология представляет собой последовательность выполнения заранее заданных операций и (или) процессов, то некоторые авторы используют дефиницию «организационное и методическое обеспечение АБИС». В рамках изучения данной дисциплины постоянно будем обращаться к соответствующим технологиям, поэтому в дальнейшем в основном будем использовать термин «организационное обеспечение АБИС».
Любое мероприятие включает цель, дату, время и место проведения, а также способ проведения, этапы подготовки и проведения, необходимые ресурсы (в том числе техническое обеспечение).
Если речь идёт об использовании в библиотеке АБИС, то в этом случае так же необходимо определить цель и задачи, период (и, как правило, этапы) внедрения АБИС, задействованные в этом подразделения и места установки технических средств, необходимые людские, материально-технические (программное и техническое обеспечение, коммуникации, мебель и др.), финансовые, информационные и иные ресурсы.
Естественно, что первоначально следует определить цель внедрения АБИС. В общем случае таковой, несомненно, является оперативное обеспечение пользователей необходимыми им информационными ресурсами (ИР) и услугами. Кроме того, создание АБИС обусловлено и другими обстоятельствами (веянием времени, связанным с широкомасштабным использованием электронных документов и др.; невозможностью эффективного обслуживания пользователей, особенно в средних и крупных библиотеках, без применения современных программно-технических средств; созданием комфортных условий работы библиотечным специалистам и т. п.).
Цель определяет средства. Поскольку номенклатура таких ресурсов и услуг в различный период развития общества, для различных библиотек и пользователей различается, то в каждом конкретном случае необходимо определить конкретные задачи и процессы.
Отметим основные административно-управленческие задачи, реше-ние которых в различных библиотеках возможно с помощью средств вычислительной техники и оргтехники. К ним относят:
1) составление и контроль выполнения производственных и тематических планов работы подразделений и отдельных работников;
2) ведение штатного расписания, контроль штатно-финансовой дисциплины;
3) ведение табельного учёта фактического рабочего времени и решение других кадровых вопросов;
4) составление распорядительных и инструктивных документов, планов мероприятий, проектов решений и т. п., контроль за их выполнением (документооборот);
5) заказ необходимых материалов, оборудования, проведение профилактических, косметических и иных ремонтных работ;
6) контроль исполнения указаний и прохождения документов.
Все эти аспекты следует учитывать, приступая к созданию систем автоматизации в библиотеках.
При создании автоматизированных библиотечных систем рекомендуется учитывать три следующих аспекта: организационный, программный и технический. Последние два рассматриваются в дисциплине «Программное и техническое обеспечение АБИС».
В отношении организационного аспекта следует отметить, что результаты автоматизации в первую очередь зависят от отношения к ней руководителей библиотек и вышестоящих организаций, среди которых важнейшей является администрация территории (местные, городские, областные, краевые и другие органы власти).
Обычно АБИС внедряется поэтапно. Причём общий период внедрения может длиться от нескольких месяцев до нескольких лет, а эксплуатация − десятки лет. Последняя определяется, в первую очередь, жизненным циклом конкретной АБИС. При этом автоматизации могут подлежать несколько процессов, а так же все, которые можно автоматизировать. То есть в самой передовой современной библиотеке будут использоваться как традиционные (главным образом, «ручные»), так и машинные технологии. В качестве технических средств в последних в большей степени используются вычислительная техника (компьютеры) и телекоммуникации. Кроме того, как внутри, так и вне библиотек широко применяются различные механические, электромеханические и иные транспортные средства. Более подробно с ними можно познакомиться в учебно-практическом пособии (Алешин Л. И. Материально-техническая база библиотек. Вып. №80.−М.: Либерея-Бибинформ, 2008. − 175 с. −(Серия «Библиотекарь и время. XXI век»).
Очень многое зависит от финансирования, однако в независимости от имеющихся финансовых средств неверное определение цели и необходимых ресурсов могут свести на нет все усилия. Поэтому следует изучать имеющиеся и необходимые для решения поставленных задач программные и технические средства, опыт их использования в других (особенно подобных) библиотеках, возможности существующих АБИС и др. И лишь на основе полученных данных и предварительного обследования собственной библиотеки принимать соответствующие решения. К сожалению, данные аспекты зачастую не реализуются.
Информационное обеспечение − тема отдельного учебного курса, поэтому здесь не рассматривается, а информационные ресурсы библиотек будут рассмотрены позже.
И в заключение отметим важность включения в данный процесс высококвалифицированных специалистов, причём на любых его этапах и на всех тех участках, где будут применяться автоматизированные технологии. Как говорится «кадры решают всё».
Специалисты отмечают, что «превращение библиотекарей и информационных работников в менеджеров знаний – цель многих ведущих международных компаний. Основное внимание обращается при этом на создание электронных ресурсов. Функции сотрудников библиотек в этом ситуации перераспределяются. Так, библиотекари, занимавшиеся ранее справочным обслуживанием, становятся менеджерами информации и в то же время обеспечивают любого рода информационные услуги»(1).
Пособие содержит 8 тем и около 30 занятий, рассчитанных на изучение студентами в течение двух семестров. Оно предназначено для студентов библиотечно-библиографических, информационных и иных специальностей и специализаций, изучающих вопросы обеспечения АБИС.
В нём рассматриваются основные теоретические и практические аспекты проблемы, а также терминологический аппарат. В пособие включены задания студентам, которые могут использоваться ими для самостоятельного и мелкогруппового выполнения на аудиторных занятиях и дома. Каждая тема завершается вопросами для самопроверки и подготовки к сдаче зачётов и экзаменов по данной дисциплине.
Пособие представляет интерес для аспирантов и преподавателей, библиотекарей-практиков и информационных работников. Книга может быть полезна для широкого круга читателей, в том числе для IT-специалистов, занимающихся названными проблемами и технологиями в различных организациях.
(1) Деревянко, Е. В. Навигаторы знания: будущее библиотечной и информационной профес-сий//Библиотековедение.–№2.–2000.–С. 8–11.
Оглавление
Введение
Введение в курс
Организационная и организационно-функциональные схемы АБИС и их составные элементы
Персонал АБИС – состав, основные функциональные обязанности специалистов
Организация и технология комплектования библиотечно-информационных ресурсов АБИС
Технология и организация обработки входных документальных потоков в АБИС
Организация и технология сохранения информационных ресурсов в АБИС
Организация и технология обслуживания пользователей в АБИС
Принципы организации и средства управления работой персонала АБИС
Использованные сокращения
Глоссарий
Литература
